在新西兰写电子邮件不要犯这三种错误

新西兰知识 KANNZ 浏览 1621 次 0评论

新西兰使用电子邮件沟通是很经常的事情,我们华人朋友中的很多人都习惯匆匆忙忙的发送、转发或是回复邮件;其实,一封邮件写的是否专业,是否让收信人“看得舒服”,是相当重要的。尤其是在工作场景中或者是一些重要的商务邮件,对于拼写错误这样的疏忽、很多人都觉得“不能忍受”;还有你想要抄送一封邮件、却忘记添加抄送人,这种错误也是难以接受的;这些虽然不是“大错误”但是会让你的电子邮件显得很业余。

西方社会,电子邮件是与客户、老板或者自己的关系网沟通时的首选方式,因此很有必要用一种恰当的方式讨论,如何职业化的发送一封电子邮件。当邮件接收人因为邮件中的错误会错意时,尤其是一些本来可以避免的小错误,发信人也会心生懊恼。今天一个小小的打印错误让合作方对你产生了一点点的不尊重,明天你就可能因此给与会人留下不好的印象从而失去宝贵的工作机会。

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image source: pixabay

在犯错之前,有三种极为基本的错误,在新西兰的你甚至意识不到它们会让你显得多么不专业。每天,可能你都会收发很多封邮件,在发送邮件时,要避免犯一些粗心大意的小错误,它们会让你显得不专业。不要因为追求速度而牺牲质量,不要因为邮件上的错误失了印象分。

人名拼写错误

华人对于西方人的姓名的拼写并不敏感,但是名字拼写错误恰恰是最为忌讳的错误之一。给对方写信却拼错了他/她的名字,真的不可以原谅。每个人都有自己最讨厌的事,写错名字绝对是其中之一。

尤其是,通过对方的邮箱,往往都能够知道对方名字的正确拼写方法(西方人就是 Firstname.lastname@domain.co.nz的方式啊),或者说在对方给过你的邮件中的签名档,肯定有她的/他的名字,对不对?认真一点绝对写不错。

还有要注意的就是一些名字的念法相同或是相似,但是可能拼写不同,例如 Shawn 和 Sean,例如 Steven 和 Stephen,例如 Sophia 和 Sophie,例如 Hanna/Hannah 等等等等。这也要注意,因为写错名字真的很不尊重他人。

忘记添加附件

很多商务邮件,都需要粘贴附件,并发送给收件人,里面的附件往往是照片、扫描件或是 PDF,亦或是文档例如 Word/Excel 等等。大家都会在邮件中写上 Please find the attached file(s) 这样的话语,但是在发邮件之后,才意识到,哎呀,没贴附件啊!有些时候,甚至忘记粘贴附件还不自知。

每个人都可以犯错,但是养成一种粗心大意的习惯后,人们便会认为你连这种基本的工作都做不好。如果改成你是收件人,发现邮件中写了“请看附件”的字样,然后找来找去发现并没有附件,你是不是也很抓狂呢?这真的是只要细心一点点就能够发现的错误。

一封邮件啰啰嗦嗦或是短时间发送多封邮件

西方人说话喜欢直来直去,很多人日理万机没空看你的邮件啰啰嗦嗦,尤其是华人朋友的英文可能还不够好,啰嗦肯定容易写错话或者产生词不达意的现象;与其绕圈子测试对方的智商和耐心,不如一句话把事情解决或者点透的好。

别想着写得委婉能够打动对方,首先我们的英语水平往往达不到,其次西方人/新西兰人能办就是能办,不能办就是不能办,意志不以你的邮件内容而转移。

还有,就是千万不要把一件事儿分成好几封邮件发给人家,这让人家没法回复;要知道电子邮件往往是“你来我往”的形式,一问一答、一去一回,你刷刷刷三封邮件过去了,人家都不知道该 reply 你哪一个了。而且你的三封邮件实际上会让对方更加的繁忙,为啥?一件事儿让人家邮箱多了三个 unread ,轮你,你抓狂不抓狂?

掌握用一种直截了当的方式表达自己的要说的内容可能需要练习,但是从长期来看,这种付出是值得的。在发送邮件之前通读全文,删除不必要的内容,比如一些重复表达的单词、句子甚至整个段落。过度解释颇具诱惑力,但这往往看起来是重复啰嗦的。学会带着目的写邮件,形成一种方向感,这对你的工作通信往来很有帮助。你的读者会为你的干净利落心生感激,并且会更加善意的回复你的邮件——而不是让你的邮件在拥挤的信箱中处于未读状态。

 

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网友最新评论 (1)

  1. 还好我都没犯过。。。
    XiaoFaye5个月前 (07-27)Reply