新西兰小企业如何设定账单周期 Payment Terms?

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在新西兰建立一个小企业很容易,但是想把这个小企业顺利的运行好却并不是很容易的事情,不仅要处理和客户之间的关系,更“要命”的是,处理上游的大型批发商、供货商以及与下游的零售商的关系。人情世故方面,站长相信大家都有处世的一套,也就不在本文里多嘴了。但是账期,也就是 payment terms 这个小企业经常被大企业“欺负、卡脖子”的东西,是本文站长要向初次在新西兰运行小企业的华人朋友所讲述的。

什么叫做“账期”呢?生产商或批发商在规定时间内给予零售商一定金额的信用额度,零售商在信用额度内不用付款就可以进货,但是在规定时间内必须回款,这个规定时间内的周期就称为账期,零售商的额度和账期一般可以根据合作的情况进行调整,回款信用越好则额度会越大。

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账期的本质就是零售商(卖场)利用时间差对供应商资金的占用,零售商凭借规模优势和对终端客户的占领,享用着对供应商资源的侵占和掠夺。结果就是,很多零售商(卖场)投入少量的启动资金,就能上占用设备供应商的资金,下占用商品供应商的资金,从而把自己的业务运作起来,用赚来的钱付前期账款,滚动的结果就是零售商(卖场)不拿钱就能赚钱,甚至还出现了把越滚越多的未付货款抽出来开新店,打开投资局面,扩大连锁规模,这样必然就导致对供应商的账款支付越来越不及时,给供应商正常的生意运营造成了沉重的资金负担,而被账期拖垮的供应商也是屡见不鲜。

账期对供应商造成的不良后果:

1、资金负担。供应商对生产商的付款模式大多是现款,零售商的账期付款对供应商的资金周转形成很大负担。
2、经营风险。账期有可能使供应商资金周转不畅,对进货、缴税、促销费投入等带来负面影响,给正常运营带来风险,同时也存在着卖场突然关闭、倒闭、老板卷款逃跑等风险。
3、对经营情况不能及时评估。账期的未按时结算,经营业绩无法准确体现,资金使用率无法评估。
4、资金压力影响后期的业务发展。供应商的资金是有限的,全年各时段各品牌的资金使用已提前做好规划,一旦卖场货款无法及时支付,后期进货、促销等业务无法均正常开展。
5、员工过分把精力放在对账期的关注上,对正常的业务行为用心不够。供应商业务员的回款指标考核占比例非常大,一旦卖场结算出现了问题,业务员要花费很多精力去解决,必然影响到正常的卖场业务维护、促销活动开展等工作。

上述信息来自百度百科,主要讲述的更偏向于国内的“账期”处理方式,那么在新西兰,中小企业如何在自己发出去的 invoice 上面为客户设定账期 payment terms 呢?

  • 在账单上设定明确的付款周期,明确告知“超期”的 late payment 会产生多少的手续费 admin fee 和利息 interest,尤其是第一次完成交易的客户,最好在合同上就明确写出来
  • 要求一笔50%左右的定金 up-front payment 来覆盖掉最基本的成本(至少出现意外的话少赔一点)
  • 在财务系统中设置自动提醒机制,一旦发现超期未支付的客户账单,能够提醒你、或者自动发送邮件去“追”客人要求付款
  • 在财务系统中设置自动邮件功能,客户的最后支付期限“快到了”(例如还有三五天),发送一个友好提示 friendly reminder
  • 咨询一下财务专业人士以及资深业内人士,看看业内“通用”账期应该是多少天,例如15天、30天还是60天、90天
  • 考虑设置一个“激励”机制,告诉用户、准时、甚至提起付款,能够有一定的折扣

请记住,当其它的公司(供货商、零售商等)签署与您的公司文件时,意味着对方公司已经同意您的条款和条件,签署后,你的公司拥有法律保护的、小企业的权利,出现纠纷,新西兰的仲裁法庭、以及更高级别的法院,都会在法律框架内保护你。

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