如何写一封信请求延期?

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在新西兰,许多生活情境中需要请求延期。写一份学校的论文,对一个工作机会做决定和完成一项工作计划,或者是推迟付款和账单,都是其中的常见情景,这时能写一封有用的延期请求很重要。诚实,圆滑并为信件接收者考虑周全都是在请求更多时间时需考虑的关键因素。这里有些关于要求延期的步骤。

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提前写好信件。拖到最后一刻才请求延期会给人留下计划不周和不负责任的印象。

决定你还需要多少时间。一定要现实,避免请求延期的期限太短,而无法按时完成并再次发延期申请。

  • 用你目前的进度来算将会需要多少时间。例如,如果你在一份学业论文上稳步工作了3天,并只完成了一半,你可能还需要3天时间来完成整篇论文并还需1天来做修改。
  • 在决定延期长度之前考虑到所有相关因素。你可能要延迟接受一份工作邀约的决定,直到你面试了第二家公司,要考虑第二家公司的面试流程,看看他们是否要求一次较长时间的多步面试过程。
  • 了解信件接收者对时间的要求。如果一位教授对于学期论文的截止时间很严格,或者一位时间紧迫的雇主需要马上招个人,你的延期申请可能会收到否定的答案,或者他们会和你协商至一个合理的期限。

诚实而圆滑地说明你的情况。解释你申请延期的原因,以及你还需要多少时间。

  • 对于你对延期的需要提供一个合理的解释。对一位教授来说,合理的解释可能是你在论文上很下功夫,但需要更长时间来充分研究。
  • 保护你的隐私。如果你因为婚姻纠纷需要延迟接受一次工作邀约,你不应把这个透露给你未来的老板。
  • 不要用负面的词语或抱怨。例如,解释说任何人都不可能在一个星期的时间里完成高质量的10页纸的论文可能会破坏你和教授的关系。同样,不要向未来的老板抱怨说他们的工资邀约薪酬太低了,而你还在等有没有更好的机会到来。

用正式的书面语写作。你希望让你的信件看起来周全而专业。在信件部分运用下述指引:

  • 信头。包括日期和你的地址。
  • 收件人地址。包括合适的称谓和收件人的地址。
  • 问候。这里要正式些。不要用“嗨,XX,”而应说,“敬爱的Z先生,”
  • 主体。直入信件主题。表明你的请求。你希望延期的原因,并表达你对他们考虑此事的感谢。
  • 结尾。传统的结尾是诚恳的,而在请求延期时这样写很合适。
  • 署名。如果你是手写这封信,签名,并在下方以打印体写上名字。如果你是发电子邮件,只需打上你的名字和身份即可。

提前感谢收件人考虑你的请求。一个感谢的态度能说服你的教授,雇主或未来的经理,你认识到截止期的重要性,而不会把同意延期的宽容做法当成是理所应该的。

发送你的延期申请。不要依赖传统邮件来发送你的延期申请。发电子邮件能马上通知到收件人,并让你安心的进行下面的工作。

打电话比写信好。在紧急情况下,如果收件人没有回复你的邮件,打电话并在电话里向他请求延期。

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